Todos nosotros tenemos 168 horas por semana para administrar. Cómo pasamos esta cantidad fija de tiempo determina nuestro éxito en el trabajo y nuestra calidad de vida.
Todo el mundo administra el tiempo. Algunos lo manejan con eficacia, mientras que otros no. Entender los factores que influyen en el éxito o el fracaso de la administración de tu tiempo puede ayudar a orientar tu atención en mejorar su rendimiento.
Factores básicos que afectan la administración de tiempo: Actitud, prioridades, planificación, objetivos, interrupciones, postergación, programación, papeleo, reuniones, trabajo en equipo, entre otros.
¿Te suena familiar? La mayoría de estos factores pueden ser positivos o negativos, dependiendo de la forma en que los administre. Los gerentes exitosos entienden y aceptan que el tiempo es un recurso fijo, no se puede ampliar ni acortar. Sin embargo, el tiempo puede ser maximizado a través de técnicas eficaces de administración del mismo.
Un método que ha demostrado tener éxito es el uso de metas SMART (por sus siglas en inglés). Muchos directivos con experiencia saben que el establecimiento de objetivos SMART puede mejorar la producción, ventas, marketing, realización de proyectos y desarrollo de estrategias para todas las empresas. Sin embargo, incluso los gerentes exitosos a menudo pasan por alto el valor que los objetivos SMART pueden aportar a sus esfuerzos personales de administración del tiempo.
Administra el tiempo. He aquí algunas maneras efectivas de usar las técnicas SMART para generar más tiempo y que tú puedas manejar tus funciones con eficacia.
- Específica. Para que este componente funcione bien, debes comprometerte a ser lo más detallado posible. Por ejemplo, si tienes una presentación dentro de 5 días, podrías adoptar un horario específico. Podrías comprometerte a tener un primer borrador completado el día 1, un proyecto mejorado en el día 2, practicar su presentación en el día 3, y perfeccionar la presentación en día 4. Para el día 5, estarás listo para hacer la presentación de tu vida.
- Mensurable. Define sus puntos de referencia (puntos de partida) para medir su progreso y eficacia. Por ejemplo, si decides llamar a un 20% de sus clientes potenciales la semana que viene, posteriormente rompa su meta en objetivos diarios medibles. Si tu universo contiene 50 nuevos clientes potenciales, comprométete a contactar al menos 10 por día durante la semana próxima. De este modo puedes medir tu rendimiento día a día con un punto de referencia sólido
- Alcanzable. Este componente puede ser uno positivo que se convierte en negativo si no se tiene cuidado. Si bien es admirable ser agresivo con sus metas, establecer su valor demasiado alto haciéndolas inalcanzables, puede ser contraproducente. Se razonable, establece metas de gestión del tiempo para permitirte llegar a proyecciones.
- Orientada hacia los resultados. (Result-oriented) Enfócate siempre en lo que quieres, no en lo que No quieres. Establece metas de manera positiva.
- Con tiempo determinado. Las metas SMART siempre tienen un periodo de tiempo específico para medir y alcanzar sus objetivos.
Fuente: Mundo Ejecutivo
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