La videoconferencia gracias programas como Skype ha demostrado ser una buena alternativa para las empresas que quieren reducir costes.
Sin embargo no hay que olvidar que las reuniones on-line dependen exclusivamente de la tecnología, por lo que si nos preparamos con la suficiente anticipación y ponemos los medios necesarios, podremos superar la mayoría de problemas técnicos que pueden surgir en una reunión.
1. Reinicia tu ordenador antes del evento: Puede que en el transcurso de tu jornada laboral te veas obligado a reiniciar tu ordenador porque una aplicación se ha colgado o porque el funcionamiento general del sistema operativo se ha ralentizado hasta tal punto que no te quede otra opción.
2. Conéctate 10 minutos antes: En determinadas ocasiones la saturación de la red puede dificultarte enormemente la conexión a tu servicio de videoconferencia o a la sala de reuniones on-line que ya estaba programada. Para evitar esperas innecesarias, intenta conectarte al servicio diez o quince minutos antes del inicio previsto de la reunión.
3. Asegúrate de que dispones de otra forma de conexión: Muchos servicios de reuniones on-line y videoconferencias permiten, además de hablar a través del micrófono integrado en el ordenador, hacer uso de un teléfono con capacidad para VoIP. Si durante la conferencia el audio no se recibe, siempre puedes hacer uso de este tipo de teléfonos.
4. Asegúrate de que la red de tu oficina no está saturada: Mantener una videoconferencia puede ser una experiencia realmente desagradable si al mismo tiempo uno de tus compañeros se está descargando archivos PDF de gran tamaño, otro está escuchando su emisora on-line favorita. En este sentido, el mismo día de la conferencia conviene avisar de que se va a celebrar a una determinada hora, rogando a los compañeros que se abstengan de llevar a cabo tareas que exijan un gran tráfico de datos.
5. Contrata una conexión adicional: En determinados casos (sobre todo si realizamos videoconferencias con cierta regularidad) puede resultar conveniente contar con una segunda línea de acceso a Internet. De esta forma, si tenemos problemas durante la conexión con una de las líneas, siempre podremos cambiar a la segunda. Esto no sólo es una buena solución para este propósito en concreto, sino que es una buena recomendación para cualquier empresa.
6. Cierra el resto de aplicaciones: La mayoría de programas de este campo suelen ser enormes devoradores de recursos. En este sentido no es una práctica convenientes mantener otras aplicaciones abiertas cuando mantenemos una videoconferencia, especialmente si nuestro equipo no es precisamente potente. Aplicaciones como Photoshop por ejemplo, pueden limitar seriamente la calidad de nuestra reunión en la Red.
Fuente: Muy Pymes
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